این عبارت مخفف Enterprise resource planning به معنی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان میباشد. این منابع از مواد اولیه، نیروی انسانی، دارایی، سرمایه و هر چیزی که در اختیار سازمان قرار دارد، تشکیل شده است.
از ویژگی های نرم افزار ERP میتوان به پایگاه داده اشتراکی اشاره کرد. این پایگاه داده، مجموعه ای جامع از اطلاعات میباشد که کسب و کارها جهت مدیریت فرآیندهای اساسی، از مدیریت مالی تا حسابداری گرفته تا مدیریت تولید، منابع انسانی، سفارشات و موجودی کالا و برای مدیریت برنامه ریزی تولید، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری به آن نیاز دارند.
ERP به زبان ساده
برای این که بفهمید ERP دقیقا چه کاری برای یک سازمان انجام میدهد، باید با عملکرد دقیق آن آشنا شوید. در هر لحظه در هر سازمانی، اطلاعات زیادی تولید میشود. از اطلاعات بازرگانی و مالی گرفته تا داده های مربوط به تصمیم های مدیریتی که هرکدام از این ها توسط افراد یا تیم هایی تولید میشوند و در بسیاری از مواقع برای انجام عملیات های اجرایی لازم است که این اطلاعات در اختیار بقیه تیم ها قرار بگیرد.
برای درک این موضوع از یک مثال روشن تر استفاده میکنیم: تصور کنید که در یک سازمان، تیم منبع یابی و تامین تصمیم به خریداری یک قطعه برای کار تولید دارد، قطعه ای که میخرند اطلاعاتی مثل اندازه، شماره سریال، نام، قیمت، کد فنی و مقدار زیادی اطلاعات توصیفی دیگر است که نیاز به ثبت شده و در دسترس بقیه واحدها قرار گرفتن دارد، این کار به وسیله ERP به بهترین شکل ممکن برای سازمان ها انجام می شود.
نحوه عملکرد نرم افزار ERP
وابستگی نرم افزار های ERP به یک پایگاه داده متمرکز است، که با جمع آوری اطلاعات کسب و کار آن را در جدول هایی ذخیره میکند. این ذخیره سازی متمرکز داده ها به کاربران نهایی مثل فروش، امور مالی و بقیه قسمت ها، این اجازه را میدهد تا سریعا به اطلاعاتی که برای تجزیه و تحلیل نیاز دارند دست پیدا کنند. پس به جای این که افراد در قسمت های مختلف با نرم افزارهای گوناگون به مدیریت گزارش های خود بپردازند، ERP این کار را با تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز امکان پذیر میکند. اطلاعاتی که در یک ماژول ERP مثل CRM،HR و امور مالی بروز میشود، به یک پایگاه داده مرکزی و مشترک فرستاده میشود. بعد اطلاعات مناسب در این پایگاه داده با بقیه ماژول ها اشتراک گذاری میشود.
ERP چیست
تاثیر ERP
همانگونه که اشاره شد، ERP در لحظه داده های کسب و کار را در همه سازمان در دسترس قسمت های مختلف قرار میدهد تا سرعت سازگاری کسب و کارها بیشتر شده و سریع تر به تغییرات پاسخ بدهند. داده های کسب و کاری که در نرم افزارهای ERP وجود دارد، باعث میشود تا به صورت آگاه تری در سطح مدیریتی یک کشور تصمیم گیری شود. توجه داشته باشید که صنعت، تجارت و هر فعالیت سازمانی دیگری، در هر موقعیت و اندازه ای که باشند، برای این که به صورت دقیق تصمیم گیری کنند به داده های قابل استناد نیاز دارند. چون که ریسک در همه تصمیمات و اجرای آن وجود دارد و برای این که احتمال خطا و ریسک کاهش پیدا کند، باید از داده ها استفاده کرد و آنها را به روش های علمی و آماری به جای روش های سنتی به کار گرفت. همچنین امکان به اشتراک گذاری داده ها در ERP بین فروشندگان و تیم بازرگانی وجود دارد تا به این ترتیب فرآیند های فروش آسان تر شوند. در خصوص خدمات و فروش، یک سازمان وظیفه تعیین داده های جریان اصلی فروش را دارد. چون که اگر این داده های محصول درست و دقیق باشند. کار تحقیقات بازار به راحتی و نحو احسن انجام شده و نیاز های مشتریان برطرف میشود.